 |
Rádi bychom vám stručně představili software finského výrobce M-Files, který poskytuje výkonné, a přitom jednoduše ovladatelné řešení pro správu vašich dokumentů. |
Vaše dokumenty budou:
- bezpečně uložené
- snadno dohledatelné
- v aktuální verzi s historií změn
Dokumenty standardně přicházejí poštou, emailem nebo se vám prostě objeví na stole. Můžete je zpracovat s minimem energie a času. Papírové dokumenty mohou být do M-Files odeslány přímo ze skeneru. Ve vašich kancelářských aplikacích (Word, Excel, Outlook) se po instalaci M-Files objeví vestavěné menu pro ukládání a čtení souborů přímo z M-Files.
Základní vlastnosti M-Files
M-Files umožňují off-line i on-line práci s úložištěm dat. V off-line režimu je možno s dokumenty pracovat a následně provést synchronizaci. Webový přístup (web access) umožňuje uživatelům pracovat s dokumenty dle jejich přístupových práv. Jedná se o vynikající podporu týmové spolupráce. Je tak možné sdílet projektové dokumenty s interním i externím týmem a zcela upustit od e-mailové smrště a výměny desítek verzí dokumentů. Oba týmy pracují s jediným dokumentem a všichni mají jistotu, že pracují se správnou verzí dokumentu.
Jednoduchost a rychlost
- Extrémně rychlé vyhledávání
- Základní principy ovládání jsou jasné za několik minut ovládání systému
- Snadná administrace systému
Flexibilita a přizpůsobitelnost
- Vlastní i společné pohledy na data
- Přizpůsobení struktury metadat přímo pro vaše potřeby
- Synchronizace s Active Directory
- Nastavitelný jazyk uživatelského prostředí, včetně češtiny
- Provoz on-premises (vlastní server), v cloudu, případně jako hybridní řešení
Integrace se stávajícími systémy
- Integrace M-Files s vašimi stávajícími systémy (CRM, ERP)
- Ukládání dokumentů z průzkumníka Microsoft Windows přímo do M-Files
- Integrace Microsoft Office a AutoCAD (včetně podpory XREF)
- Ukládání e-mailů z Outlooku do M-Files dle nastavených pravidel
- Plná spolupráce s tiskovým řešením MyQ
Bezpečnost a spolupráce
Přijít o důležité dokumenty je vždy nepříjemné. Stejně tak, když se dostanou do nepovolaných rukou. S M-Files budete mít uloženy na jednom bezpečném a zálohovaném místě ve formě, která je v případě odcizení nepoužitelná. Jednoduše nastavitelný systém práv vám zajistí, aby se k informacím dostali jen ti, kteří by měli.
- Ochrana před smazáním dokumentu
- Propracovaný systém uživatelských práv
- Podpora týmové spolupráce včetně spolupráce s externími týmy mimo kancelář
- Automatické informace o změnách klíčových dokumentů
- Možnost elektronického podepisování dokumentů
Správa verzí a sledování historie
- Automatické spravování verzí dokumentů. Jistota práce se správnou verzí
- Možnost sledování změn v dokumentu (kdo, kdy, co), případně obnovy verze dokumentu
Mobilita a off-line režim
- Možnost práce v off-line režimu, včetně možnosti vyčlenění souboru pro úpravy
- Web rozhraní s podporou dalších platforem (nejen Microsoft Windows)
- Publikování dokumentů svým zákazníkům či partnerům na Internetu
- Přístup pro tablety či chytré telefony
Workflow a automatizace
- Automatizace procesů – Workflow – například automatizace procesu schvalování přijatých faktur
- Automatické pojmenovávání a číslování dokumentů
- Agenda úkolů nad dokumenty i bez nich
- Automatická e-mailová upozornění na definované události (vytvoření dokumentu, změna dokumentu…)
Skenování a OCR
- Skenování papírových dokumentů přímo do M-Files
- Využití fulltextového vyhledávání v textu naskenovaných dokumentů za pomocí funkce OCR – rozpoznávání textu, automatické vytěžování skenovaných dokumentů (doplňkový modul).
Spolehlivost a profesionalita
Se zavedením M-Files zvýšíte svoji produktivitu, kvalitu spravovaných souborů a bezpečnost přístupu k informacím. Využitím tohoto robustního profesionálního řešení se můžete připojit k více než 160 000 spokojeným uživatelům M-Files v 90 zemích světa.
Se systémem vás podrobně seznámíme a pomůžeme uvést ho do života. Budeme nablízku v případě, že budete potřebovat pomoc nebo radu. Kontaktujte nás. Navštívíme vás a ukážeme vám, jak to funguje v praxi.
